Si l’organisation d’un tel événement peut paraître intimidante, elle offre aux entreprises une réelle opportunité de renforcer leur réputation et de nouer des liens plus étroits avec leurs employés, leurs partenaires ou leurs clients. Cocktail, inauguration, soirée de gala, petit-déjeuner, dîner d’affaires, afterwork ou fête de fin d’année… chaque type de rassemblement exige une planification minutieuse. Pour que l’événement soit inoubliable, il est essentiel de franchir toutes les étapes avec brio, de la définition des objectifs à la gestion des imprévus.
Les Evenementi’elles, c’est plus d’une décennie d’expertise dans la gestion d’événements d’entreprise, allant du petit-déjeuner formel à l’inauguration en passant par la soirée décontractée. Ce guide vous propose une méthodologie complète et simple pour orchestrer un événement réussi, ainsi que nos conseils pour que chaque moment soit inoubliable.
Quel est l’intérêt d’organiser un événement professionnel ?
Avant de se lancer dans la planification d’un événement, il est important de reconnaître l’impact significatif que les rassemblements professionnels ont sur la réussite d’une entreprise.
- Dynamisez la culture d’entreprise : les événements sociaux comme les afterwork, les dîners d’affaires ou les fêtes de fin d’année peuvent réellement fédérer une équipe. Ils permettent aux employés de mieux se connaître, de développer des liens interpersonnels forts et de renforcer la confiance au sein de l’organisation, favorisant ainsi la cohésion d’équipe et donc la productivité.
- Fidélisez vos clients et partenaires : Qu’il s’agisse d’une ouverture de magasin, d’une soirée VIP ou d’un cocktail exclusif, des événements bien organisés consolident vos relations avec vos clients et partenaires. L’occasion idéale de témoigner votre gratitude pour la confiance placée, de présenter vos nouveaux projets ou produits et de renforcer les liens de confiance.
- Améliorez votre image de marque : Vous pouvez renforcer votre image de marque en organisant un événement qui incarne les valeurs et la vision de votre entreprise. Par exemple, une inauguration bien organisée peut attirer l’intérêt des médias et susciter des discussions sur votre entreprise au-delà des seuls participants.
- Célébrez les succès : Les moments marquants du parcours d’une entreprise méritent d’être célébrés. Les occasions idéales ne manquent pas pour honorer le travail accompli et commémorer une étape cruciale de l’histoire de votre organisation comme par exemple un dîner de gala ou une fête de fin d’année.
Les étapes clés pour réussir un événement d’entreprise
1. Définir les objectifs de l’événement
Il faut s’assurer que l’objectif de votre événement soit clair dès le départ. Quel est l’objectif que vous souhaitez atteindre avec votre événement ? S’agit-il de renforcer l’esprit d’équipe, de remercier vos clients ou de promouvoir un nouveau produit ? Chaque option donnera lieu à un format différent : afterwork pour passer un bon moment entre collègues, dîner de gala pour célébrer une belle performance ou promouvoir un produit, ou inauguration pour célébrer le nouveau site d’implantation.
Plus votre objectif est précis, plus vous pourrez personnaliser l’événement pour répondre à vos attentes. Par exemple, si vous souhaitez renforcer la motivation des équipes, un cocktail dînatoire avec des animations légères et des moments informels pourrait être un très bon choix.
2. Établir un budget précis
Le budget, une des étapes les plus importantes dans l’organisation d’un événement. C’est un élément important qui doit être très réaliste compte tenu des différents aspects de l’événement lui-même : location de salles (que ce soit pour le cocktail, le petit-déjeuner ou le dîner d’affaires), prestataires, animations, etc. Ne perdez pas de vue qu’il faut aussi prévoir une marge pour les imprévus car les dépenses supplémentaires, la plupart du temps, arrivent à la toute dernière minute.
Nous, Les Evenementi’elles, nous savons que la maîtrise du budget peut vous éviter certaines surprises. Nous vous conseillons de commencer par établir un budget global puis de le décomposer par poste.
3. Choisissez la date idéale pour l’événement
La date de l’événement est d’une grande importance pour sa réussite. Essayez d’éviter les périodes de vacances scolaires ou les week-ends prolongés car vos invités risquent d’être moins présents. Prenez note des autres événements importants qui se déroulent autour de cette date pour éviter de planifier le vôtre à la même date.
L’afterwork sera plus réussi en semaine et la soirée de gala ou le cocktail entreprise un vendredi soir. Pour le petit-déjeuner d’affaires, privilégiez le début de semaine ; alors les gens seront un peu plus disposés à commencer leur journée par un événement à caractère professionnel.
4. Choisir le bon lieu pour l’événement
Le lieu de l’événement est l’un des éléments qui peut vraiment marquer les esprits de vos participants. Il doit être non seulement facilement accessible mais aussi en adéquation avec l’ambiance que vous souhaitez créer. Une salle cossue peut convenir pour un dîner de gala ou une fête de fin d’année, tandis qu’un lieu décontracté conviendra parfaitement pour un afterwork.
Prévoyez pour l’espace choisi : une scène, du matériel multimédia, un espace dédié aux animations, des parkings pour les invités, etc. Si besoin, ajoutez à la liste la location d’autres équipements pour vous assurer que tout se passera bien ce jour-là.
5. Déterminer un thème ou un style pour l’occasion
Le thème de votre événement est ce qui donnera ce fil conducteur tout au long de l’événement. Cocktail chic, dîner de gala sur le thème du cinéma ou encore afterwork en soirée avec les bons environnements : chaque choix doit être cohérent avec l’objectif de l’événement et le profil de vos invités.
Cela concernera la décoration, le dress code, les animations à choisir, et même la présentation des plats et des boissons. Un petit-déjeuner d’affaires sobre et élégant sera thématiquement très différent d’une soirée avec piste de danse et DJ.
6. Confirmer la liste des invités
Une des grandes difficultés lors de l’organisation d’un événement est de mettre en place la liste des invités. S’agit-il des collaborateurs, des clients, des partenaires commerciaux ou peut-être aussi des journalistes ? Le choix dépendra du type d’événement et de l’objectif poursuivi. Par exemple, un dîner d’entreprise, une inauguration ou une fête de fin d’année concentrent les collaborateurs internes alors qu’un cocktail de lancement ou VIP est destiné à mettre en avant les partenaires et dignitaires externes.
Organisation logistique et préparations essentielles
7. Planifier vos besoins en équipements et en logistique
La logistique a son importance. Il s’agit de tout l’équipement clé prêt et en bon état le jour de l’événement : matériel de présentation, amplification pour le son des discours, éclairage pour l’ambiance et, bien sûr, mobilier pour l’accueil.
Qu’il s’agisse d’une cérémonie d’inauguration ou d’un dîner de levée de fonds, vous pourriez avoir besoin de louer du mobilier ou du matériel spécifique.
Nous, Les Evenementi’elles, nous vous accompagnons dans la location et la gestion de ces aspects techniques afin que tout soit parfait.
8. Choisir et coordonner les prestataires
La réussite d’un événement repose également sur la qualité des prestataires que vous sélectionnez. Par exemple, le traiteur a son rôle à jouer lors d’un cocktail ou d’un dîner. Si les invités sont bien servis, ils garderont un bon souvenir de l’événement. Il est donc très important de bien choisir ses partenaires : traiteur, décorateur, DJ, photographe, etc.
Il est fortement recommandé de travailler avec des prestataires plus expérimentés et fiables.
Nous, Les Evenementi’elles, nous travaillons avec des professionnels de confiance associés à notre réseau. Ils connaissent nos exigences et s’adaptent à chaque projet.
9. Élaborer un programme détaillé de l’événement
Un événement professionnel comme une soirée de gala, une inauguration, une fête de fin d’année ou un afterwork nécessite un programme détaillé. Afin de bien maitriser le déroulement des activités, d’optimiser le temps de parole des intervenants, tout en créant une atmosphère détendue pour les invités.
Il est nécessaire de trouver un équilibre entre formalités et convivialité. Par exemple, lors d’un cocktail, on peut commencer par quelques activités brise-glace avant de laisser les invités échanger. Lors d’un dîner de gala, en revanche, vous pouvez souhaiter faire suivre les discours par la remise des prix.
Communication et promotion de l’événement
10. Stratégies de communication pour promouvoir l’événement
La présence des invités est indispensable à la réussite de l’évènement. C’est pourquoi la communication est très importante.
Pour une bonne participation, l’événement doit être bien promu en amont. Selon ce que vous organisez : une soirée de gala ou une fête de fin d’année, une inauguration, un cocktail ou un dîner d’entreprise, vos modes de communication vont changer. Les moyens traditionnels comme les invitations papier et par e-mail fonctionnent bien, mais il faut aussi exploiter d’autres canaux pour s’adresser à un plus grand nombre de personnes.
Adapter votre campagne de communication à l’événement vous aidera à susciter l’intérêt de vos invités et à créer l’enthousiasme autour de l’événement. Les newsletters, les e-invitations ainsi que les publications sur les réseaux sociaux via le marketing digital peuvent vraiment vous aider à faire connaître les grands événements comme une cérémonie d’ouverture, une inauguration ou un dîner de gala.
L’un des meilleurs moyens de susciter l’intérêt en amont de l’événement est de publier des « teasers » sur vos réseaux sociaux. Des vidéos, des interviews ou des aperçus des coulisses de la préparation sauront mettre en appétit vos participants.
Nous, Les Evenementi’elles, nous vous conseillons également d’inventer un hashtag spécial pour votre événement. Cela permettra aux personnes présentes de publier des mises à jour de leur expérience en temps réel sur le Web. Une telle activité contribue à faire retentir votre événement loin du lieu et bien après sa fin.
11. Gestion des invitations et des RSVP
La gestion des invitations est l’une des étapes logistiques les plus importantes. Vous devez envoyer vos invitations suffisamment tôt pour que vos invités aient le temps de s’organiser. Selon la taille de votre événement, les outils de gestion des invitations peuvent inclure des plateformes numériques qui facilitent la gestion des RSVP.
Un système de rappel est recommandé afin d’avoir une participation garantie comme par exemple pour un cocktail, un dîner de gala ou une inauguration. Un rappel par e-mail ou par téléphone quelques jours avant l’événement fera passer le message et rappellera à vos invités qu’il s’agit d’un événement important.
12. Utilisation des réseaux sociaux et outils numériques
Les réseaux sociaux sont des outils indispensables pour faire connaître votre événement et engager les participants. Que vous organisiez un petit-déjeuner d’entreprise, une fête de fin d’année, un cocktail, une inauguration ou une soirée haut de gamme, utiliser des outils comme LinkedIn ou Instagram vous permettra de toucher des publics spécifiques. Créez une page événement ou partagez des stories et vous aurez du contenu qui incitera les invités à interagir et à partager leur enthousiasme.
On peut utiliser des plateformes comme Eventbrite ou Doodle. Cela simplifiera la gestion des inscriptions. Plus de détails : ces outils gèrent facilement la confirmation de présence, envoient des rappels automatiques et récupèrent même des informations utiles pour le suivi post-événement.
Le jour J : Exécution et gestion sur place
Coordination générale et supervision des activités
Le jour J doit être parfait. Et c’est là que l’expérience d’une agence comme Les Evenementi’elles joue un rôle majeur.
De la mise en place à la coordination des prestataires, en passant par l’accueil et chaque aspect qui va avec, doit être parfait. Et professionnel.
En tant qu’organisateur, vous devez vérifier que tous les services des prestataires soient sur place à l’heure, que le matériel fonctionne et que l’ambiance soit créée et en adéquation avec la typologie de l’événement (ex. ambiance élégante pour un dîner de gala, décontractée pour un afterwork, festive pour une fête de fin d’année…). Ce n’est que lorsque tout a été planifié avec précision qu’il est possible d’anticiper également les plus petits problèmes inattendus qui pourraient survenir : qu’il s’agisse d’un problème technique ou d’un changement de programme de dernière minute.
Nous, Les Evenementi’elles, nous accordons une attention particulière à la coordination générale. Notre équipe reste discrète mais réactive, toujours présente en arrière-plan pour que tout se déroule bien, laissant par ailleurs de la place aux invités pour profiter de l’événement.
Accueil des participants et gestion des imprévus
Pour vos invités, les premiers instants sont les plus importants car ils donnent le ton de votre événement. Qu’il s’agisse d’une inauguration, d’un cocktail ou d’un dîner d’affaires, les invités doivent se sentir accueillis chaleureusement dès leur arrivée. Cela passe par un sourire chaleureux à l’accueil, une brève orientation vers les différents lieux de l’événement (salle de réunion ou lieu de restauration par exemple) et une bonne organisation.
Il est également essentiel de prévoir l’imprévu et d’avoir des solutions en place. Un problème de dernière minute avec un prestataire, une météo inadaptée pour un événement en extérieur ou des invités supplémentaires inattendus ? Tout est possible, mais une préparation adéquate vous permettra de réagir rapidement.
Après l’événement : Suivi et retours des participants
Une fois la fête terminée, ne vous arrêtez pas là. Le suivi post-événement est une étape majeure pour évaluer la performance de l’événement et renforcer les liens initiés avec vos invités. Comme l’envoi d’un mail de remerciement ou d’une enquête de satisfaction. Ils vous permettent de recueillir les impressions de vos participants et d’améliorer vos futurs événements.
Par ailleurs, partagez les photos et vidéos de l’événement sur vos réseaux sociaux pour prolonger l’écho de l’événement et mettre en valeur le travail accompli : cela renforce l’expérience de vos invités en rendant un événement mémorable et les incite à s’en souvenir positivement. Notamment dans le cas où vous avez organisé un cocktail, une fête de fin d’année ou un dîner d’entreprise ou une inauguration dont on se souvient.
Nous, Les Evenementi’elles, nous pouvons bien sûr suivre les retours des participants et vous remettre ensuite un rapport détaillé. Cela vous permettra de scruter les points forts et les axes d’amélioration pour vos futurs événements.
Comment Les Evenementi’elles peuvent vous aider dans l’organisation
Nous, Les Evenementi’elles, nous mettons tout en œuvre pour que chaque événement professionnel soit un instant magique et unique, à la hauteur de vos attentes. Fortes de notre expertise dans l’organisation d’événements d’entreprises, nous vous accompagnons à chaque étape que se soit pour la préparation d’un cocktail, d’un lancement ou encore d’un diner de gala.
Notre agence met un point d’honneur à personnaliser chaque événement pour répondre à vos besoins. Nous serons avec vous pour fixer les objectifs, définir le budget, choisir le lieu et coordonner toute la prestation.
Que ce soit pour un afterwork, une soirée ou un petit déjeuner d’affaires, nous vous garantissons de vous offrir un service sur mesure, adapté à vos attentes et à votre budget.
L’un des avantages de faire appel à Les Evenementi’elles est que vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel : profiter de l’événement et vous occuper de vos invités, pendant que nous nous occupons de toute la logistique et de la coordination.
Repas d’entreprise, d’un dîner de gala ou d’une cérémonie d’ouverture, inauguration… nous nous engageons à faire de votre événement une réussite.
Contactez-nous pour plus d’informations sur la façon dont nous pouvons travailler ensemble à l’organisation d’un événement qui laissera une impression durable sans aucun accroc.